Theo quy định của pháp luật thì cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, trừ những trường hợp pháp luật quy định họ phải tự mình xác lập, thực hiện giao dịch đó. Do đó, khi cá nhân, pháp nhân có yêu cầu Tòa án giải quyết vụ việc dân sư, nếu cá nhân, pháp nhân không tự mình tham gia tố tụng tại Tòa án thì họ có thể ủy quyền cho người khác thay mặt mình tham gia tố tụng nhưng phải xác lập bằng văn bản ủy quyền. Văn bản ủy quyền có thể được xác lập bằng giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền. Như vậy, về mặt pháp lý có bắt buộc công chứng, chứng thực đối với giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền hay không?
Trong thực tiễn xét xử các vụ án dân sự thời gian gần đây, đã phát sinh một số tình huống gây ra sự tranh cãi về mặt pháp lý cũng như các cách hiểu và cách áp dụng không thống nhất giữa những người tiến hành tố tụng với nhau cũng như giữa những người tiến hành tố tụng với người tham gia tố tụng về vấn đề trên. Trong ngành Tòa án, có một số Tòa án yêu cầu các văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực thì Tòa án mới chấp nhận cho người được ủy quyền tham gia tố tụng tại Tòa án. Cũng có một số Tòa án chỉ chấp nhận văn bản ủy quyền không có công chứng, chứng thực nhưng bên ủy quyền phải là pháp nhân và văn bản ủy quyền này phải được người đại diện theo pháp luật của pháp nhân đó ký tên và đóng dấu của pháp nhân.
Vấn đề ủy quyền được pháp luật ghi nhận chủ yếu tại BLTTDS năm 2015, BLDS năm 2015 và Luật Công chứng năm 2014, cụ thể như sau:
Điều 562 của BLDS2015 quy định: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”.
Tại Điều 55 của Luật Công chứng năm 2014 cũng quy định như sau: “Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia”.
Đồng thời, tại khoản 6 Điều 272 của BLTTDS năm 2015 có quy định: “Việc ủy quyền quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều này phải được làm thành văn bản có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền đó được lập tại Tòa án có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công. Trong văn bản ủy quyền phải có nội dung đương sự ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền kháng cáo bản án, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm”.
Như vậy, với các quy định trên, chỉ có quy định đối với trường hợp văn bản ủy quyền để thực hiện việc kháng cáo đối với bản án sơ thẩm, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm thì văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực, còn những văn bản ủy quyền còn lại chưa có quy định nào buộc phải công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền.
Tuy nhiên, trong thực tiễn, có một số trường hợp Tòa án không chấp nhận giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền giữa bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền đều là cá nhân. Ngược lại nếu bên ủy quyền là pháp nhân thì Tòa án chấp nhận. Theo người viết, tại sao Tòa án chấp nhận văn bản uỷ quyền của pháp nhân và không chấp nhận văn bản ủy quyền của cá nhân với nhau bởi các lý do sau:
Thứ nhất, nguyên nhân dẫn đến việc Tòa án chấp nhận văn bản uỷ quyền của pháp nhân vì theo Điều 74 của BLDS năm 2015 thì “pháp nhân có cơ cấu tổ chức, nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập”. Do đó, trường hợp pháp nhân ủy quyền cho một người khác tham gia tố tụng bằng văn bản ủy quyền thì người đại diện theo pháp luật của pháp nhân đó đã ký và đã có đóng dấu của pháp nhân đó trên văn bản ủy quyền. Trên cơ sở đó, người được ủy quyền thay mặt pháp nhân quyết định mọi vấn đề theo phạm vi đã ủy quyền và tất cả các vấn đề đã được người đại diện theo ủy quyền của pháp nhân đó quyết định thì pháp nhân đó phải tự chịu trách nhiệm với tất cả vấn đề đã được quyết định của người được uỷ quyền.
Thứ hai, đối với văn bản ủy quyền của cá nhân với nhau, do Tòa án không có niềm tin cũng như không có cơ sở nào để nhận định có đúng là đương sự trong vụ án đã ký vào văn bản ủy quyền để ủy quyền cho cá nhân khác đại diện cho mình tham gia tố tụng tại Tòa án hay không? Văn bản ủy quyền đó không do chính đương sự giao nộp cho Tòa án mà do cá nhân được ủy quyền xuất trình cho Tòa án. Đặt trường hợp nếu Tòa án chấp nhận văn bản ủy quyền do cá nhân được ủy quyền giao nộp và văn bản ủy quyền đó có sự giả mạo chữ ký của đương sự thì ảnh hưởng rất lớn đến quyền lợi của các đương sự cũng như ảnh hưởng đến quá trình giải quyết vụ án của Tòa án. Chính vì thế, Tòa án không chấp nhận văn bản ủy quyền giữa cá nhân với nhau mà chưa được công chứng hay chứng thực.
Có thể nói, việc Tòa án chấp nhận văn bản ủy quyền do pháp nhân ủy quyền nhưng Tòa án không chấp nhận văn bản ủy quyền giữa các cá nhân với nhau vô hình trung cho thấy có sự bất bình đẳng trong việc thực hiện quyền quyền và nghĩa vụ của các đương sư bởi khi tham gia tố tụng tại Tòa án thì các đương sự là pháp nhân hay cá nhân đều có quyền và nghĩa vụ ngang nhau khi tham gia tố tụng, sự việc này cũng được quy định rõ tại Điều 70 của BLTTDS năm 2015.
Để đảm bảo tính thống nhất trong thực tiễn, theo quan điểm của người viết là cần có sự thống nhất trong ngành Tòa án khi xem xét văn bản ủy quyền theo hướng:
Thứ nhất, luôn xác định quyền và nghĩa vụ của các đương sự trong vụ án là ngang nhau, do đó không thể để xảy ra trường hợp Tòa án chấp nhận văn bản ủy quyền của pháp nhân mà không chấp nhận văn bản ủy quyền giữa các cá nhân với nhau. Tránh trường sự đương sự cho rằng có sự bất bình đẳng giữa các đương sự là pháp nhân và đương sự là cá nhân để có sự phân biệt giữa văn bản ủy quyền của cá nhân với cá nhân và văn bản ủy quyền giữa pháp nhân với pháp nhân hoặc giữa pháp nhân với cá nhân với nhau.
Thứ hai, theo quy định tại khoản 6 Điều 272 của BLTTDS năm 2015 nguời kháng cáo có thể ủy quyền cho người khác đại diện cho mình kháng cáo, việc ủy quyền kháng cáo phải được làm thành văn bản có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền đó được lập tại Tòa án có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công. Như vậy, việc lập văn bản ủy quyền kháng cáo mới được lập tại Tòa án. Do đó, để đảm bảo quyền lợi của các đương sự cũng như giảm bớt thủ tục hành chính, Tòa án nên chấp nhận đối với trường hợp văn bản ủy quyền được xác lập tại Tòa án và phải có xác nhận của Thẩm phán thụ lý vụ án đó hoặc người được Chánh án Tòa án phân công.
Thứ ba, văn bản ủy quyền tham gia tố tụng các vụ án dân sự được lập ngoài Tòa án thì bắt buộc phải có công chứng hoặc chứng thực.
